Grip op flexibele opslag – strategische regie op documentbeheer en IT-beheer

Grip op flexibele opslag – strategische regie op documentbeheer en IT-beheer

Wednesday, November 19, 2025 2:05 PM to 2:35 PM · 30 min. (Europe/Amsterdam)
Theater 5
Woensdag 19 november

Information

In de bouwsector groeit de hoeveelheid data en documenten razendsnel. Tekeningen, contracten, e-mails en rapportages worden opgeslagen in SharePoint, Teams of lokale mappen. Die vrijheid lijkt handig, maar zonder duidelijke regie verandert flexibele opslag al snel in onoverzichtelijk documentbeheer.

Tijdens deze sessie ontdek je hoe organisaties grip houden op al die informatie – zónder in te leveren op flexibiliteit of samenwerking.

Arie Sterrenburg, algemeen directeur DigiOffice | IDB Groep, laat zien hoe een slimme opslagstrategie documentbeheer verandert van een operationeel vraagstuk in een strategisch voordeel.

Elke organisatie wil weten waar informatie zich bevindt, wie toegang heeft en hoelang deze bewaard moet blijven – terwijl IT tegelijkertijd moet zorgen voor overzicht, veiligheid en kostenbeheersing. Die balans vraagt om meer dan techniek alleen: het vraagt om visie, automatisering en slimme regie op opslag.

Met DigiOffice krijgen organisaties keuzevrijheid in waar en hoe documenten worden opgeslagen – in SharePoint Online en Azure Blob Storage – terwijl controle, beveiliging en compliance automatisch worden geborgd. Eenmaal gemaakte keuzes kunnen later eenvoudig worden bijgestuurd.

Je leert hoe:

• automatisering de regie op documentbeheer versterkt

• opslagkeuzes bijdragen aan lagere IT-kosten

• structuur en controle binnen Microsoft 365 worden geborgd

Na deze sessie weet je hoe flexibele opslag past binnen een toekomstbestendige IT-strategie, waarin samenwerking, controle en efficiëntie hand in hand gaan. Zo verandert documentbeheer van een noodzakelijke beheertaak in een strategische troef voor groei en innovatie.

Thema's
Digitalisering
Producten en/of diensten
ICT / Digitaal / Elektronica
Wat is het niveau van de sessie?
Advanced
Waar in het proces bevindt zich de casus/het onderwerp?
PlanfaseRealisatiefaseExploitatiefase
DigiOfficeB050Grip op flexibele opslag – van uitdaging naar strategisch voordeel Elke bouworganisatie wil documenten slimmer, veiliger en efficiënter beheren. Maar in een wereld waarin data overal ontstaat en groeit, is het behouden van structuur een strategische uitdaging geworden. Projecten draaien op samenwerking, informatie en documenten — van tekeningen tot contracten, van projectinformatie tot opleverdocumentatie. Teams werken samen in Microsoft 365, documenten worden gedeeld via SharePoint en Teams, en iedereen wil de vrijheid hebben om opslag en processen flexibel in te richten — zonder de controle of grip op kosten te verliezen. Het klinkt ideaal: actuele informatie, soepele samenwerking en IT die het overzicht houdt. In de praktijk blijkt flexibele opslag echter complexer dan gedacht. Documenten verspreiden zich over Teams, SharePoint, lokale schijven en persoonlijke mappen. IT balanceert tussen gebruiksgemak, beveiliging, compliance en budget. En medewerkers verliezen dagelijks tijd met zoeken — gemiddeld 1,8 uur per dag. Daarom vraagt documentbeheer om een strategische aanpak: één die opslag, beheer en controle combineert over alle systemen heen. De sleutel ligt in automatisering en regie. DigiOffice biedt precies dat. DigiOffice: grip bovenop Microsoft 365 DigiOffice fungeert als slimme verbindende laag binnen Microsoft 365. Het platform automatiseert waar documenten worden opgeslagen, wie toegang heeft en hoe informatie wordt beheerd — ongeacht of dat in SharePoint Online of Azure Blob Storage is. Waar Microsoft 365 de basis legt, zorgt DigiOffice voor structuur, governance en controle. Medewerkers hoeven niet meer na te denken over opslaglocaties of versies; DigiOffice regelt dit automatisch. Documenten worden verplaatst op basis van metadata of projectstatus, zodat actieve bestanden beschikbaar blijven voor lopende projecten en afgesloten dossiers veilig worden gearchiveerd in goedkopere opslaglagen. Zo blijft de werkomgeving overzichtelijk, blijven documenten duurzaam bewaard en houdt IT grip op kosten, beveiliging en beleid — zonder de werkvloer te beperken. Wat maakt DigiOffice uniek? Flexibele opslagstrategie Actieve documenten in SharePoint Online, statische archieven in Azure Blob Storage. DigiOffice zorgt voor de juiste balans en past strategieën eenvoudig aan via centrale opslagregels. Automatische opslag en structuur Documenten worden direct op de juiste plek geplaatst, met metadata en toegangsrechten. DigiOffice beheert deze regels centraal, waardoor IT inzicht houdt in de volledige informatiehuishouding. Automatische huisstijl in documentcreatie Alle documenten worden automatisch opgemaakt volgens jouw huisstijlrichtlijnen. Denk aan logo’s, kleuren, typografie en sjablonen die altijd up-to-date zijn. Zo blijft iedere brief, offerte of rapport consistent — ongeacht wie hem maakt of waar hij wordt opgeslagen. Automatische site- en projectstructuren Bij een nieuw project genereert DigiOffice automatisch de bijbehorende SharePoint-subsite, documentbibliotheken en mappenstructuur – inclusief toegangsrechten en metadata. Beveiliging en versiebeheer by design Elke gebruiker werkt altijd in de actuele versie van een document. Versiebeheer, logging en toegangscontrole zijn standaard ingebouwd, wat fouten en dubbel werk voorkomt. Koppelingen met bedrijfsapplicaties DigiOffice koppelt naadloos met bouwspecifieke systemen zoals AFAS, 4PS Construct, 12Build, ValidSign en meer. Documenten worden automatisch geregistreerd, verrijkt en opgeslagen volgens dezelfde regels – ongeacht in welk systeem ze ontstaan. Zo wordt documentbeheer een geïntegreerd onderdeel van de gehele keten. Slimme workflows en bewaartermijnen Van aanmaak tot goedkeuring en archivering: DigiOffice automatiseert het hele documentproces. Taken, rechten en meldingen worden automatisch toegewezen, zodat processen soepel verlopen en bewaartermijnen altijd worden nageleefd. Grip op flexibele opslag begint hier DigiOffice verandert flexibele opslag van een uitdaging in een strategisch voordeel. Door automatisering, integratie en slimme regie houd je als organisatie controle over documenten, informatie en kosten — vandaag én in de toekomst. 👉 Ontdek meer op www.digioffice.nl/bouw

Join the event!

See all the content and easy-to-use features by logging in or registering!